Fluxuri de lucru
Nici o companie nu este la fel ca celelalte. Fiecare aplică propriile metode de lucru pentru organizarea documentelor, gestiunea sarcinilor şi responsabilizarea angajaţilor. Fluxurile de lucru sunt componenta cea mai importantă a sistemului DocuMentor care îi conferă flexibilitatea necesară pentru a putea automatiza procesele companiei în conformitate cu procedurile interne prestabilite.
Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru este creşterea eficienţei la nivelul întregii companii datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuţiei şi deci un grad mai mare al calităţii serviciilor. Al doilea avantaj al acestei componente este flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale firmei, fără a fi necesară intervenţia unui programator. Nu în ultimul rând, DocuMentor permite rafinarea şi simplificarea proceselor de business prin analiza istoricului de execuţie a fluxurilor şi eliminarea etapelor care nu sunt necesare.
Gestiunea sarcinilor
Sarcinile angajaţilor pot fi gestionate cu succes utilizând DocuMentor. În funcţie de anumite evenimente, cum ar fi introducerea unui tip de document sau recepţia unui fax, sarcinile pot fi create şi alocate atât automat, cât şi manual. DocuMentor este capabil să ofere angajaţilor vizibilitate şi control asupra progresului sarcinilor, pentru că furnizează informaţii exacte despre ce trebuie făcut astăzi, săptămâna sau luna aceasta, ce sarcini au fost terminate şi ce sarcini sunt în întârziere.
Formulare electronice
DocuMentor permite definirea unor şabloane cu ajutorul cărora se pot crea şi înregistra electronic orice fel de formulare sau documente structurate cum ar fi diverse cereri, comenzi, fişe de evaluare, contracte, etc. Soluţia propusă de noi are un grad ridicat de flexibilitate deoarece permite modificarea acestor şabloane de formulare de chiar angajaţii care utilizează aplicaţia.
Rapoarte particularizate
Folosind DocuMentor se pot genera rapid rapoarte referitoare la toate domeniile de interes din companie. De la rapoarte financiare şi logistice până la rapoarte de resurse umane, DocuMentor realizează prelucrări complexe ale datelor din documente, date care pot fi în prealabil filtrate, grupate sau agregate.
Versiuni multiple de documente
DocuMentor stochează toate versiunile intermediare ale unui document. Astfel, se poate vedea cu exactitate care este ultima versiune a unui document împreună cu istoricul modificărilor care arată cine şi când a modificat documentul. Sistemul permite extragerea şi consultarea oricărei versiuni anterioare, ceea ce oferă posibilitatea de a recupera anumite fragmente de document mai vechi la care s-a renunţat la un moment dat.
Interoperabilitate cu Microsoft Office
DocuMentor se integrează cu Microsoft Office pentru a facilita editarea documentelor de tip Word, Excel, PowerPoint, etc. care au fost introduse în baza de date a aplicaţiei. După ce un document de tip Microsoft Office a fost modificat şi salvat, acesta ajunge automat în DocuMentor, ca versiune nouă a aceluiaşi document.
Recunoaşterea optică a caracterelor (OCR)
DocuMentor include un modul de recunoaştere optică a caracterelor care extrage şi indexează textul din documentele scanate sau recepţionate pe fax. Practic, această procedură permite căutarea ulterioară a documentelor din arhiva fizică după cuvintele din conţinut, ceea ce duce la scăderea drastică a timpului consumat pentru regăsirea unui document.
Recunoaşterea codurilor de bare
Fiecare document poate fi identificat în mod unic prin tipărirea unui cod de bare. La scanarea ulterioară a documentelor astfel marcate, DocuMentor se va comporta ca un cititor de coduri de bare care recunoaşte documentul şi îl clasifică corespunzător. În acest fel se reduce eroarea umană de procesare, creşte viteza şi eficienţa de prelucrare.
Procesare automată de faxuri
Trierea faxurilor care sosesc într-o firmă poate fi făcută în mod automat de către DocuMentor mult mai rapid şi riguros decât dacă s-ar efectua manual. Faxurile primite se clasifică automat după numărul de telefon al expeditorului sau după cuvintele existente în textul documentului. În funcţie de caracteristicile unui anumit fax recepţionat se pot automatiza anumite procese cum ar fi alocarea responsabilului de acel fax, crearea unor noi sarcini pentru angajaţi, trimiterea de notificări pe email, etc. Documentele sosite pe fax pot fi recepţionate electronic direct în sistem şi ulterior, dacă este cazul, acestea pot fi tipărite automat.
Interconectare cu alte aplicaţii
DocuMentor a fost astfel proiectat încât să poată fi uşor extins în vederea integrării cu alte sisteme. La cerere, se poate realiza interconectarea aplicaţiei noastre cu sisteme de tip ERP, CRM sau alte soluţii particulare. În acest fel, DocuMentor poate să automatizeze procese decizionale complexe care presupun interoperabilitatea armonioasă a mai multor aplicaţii de pe platforme şi tehnologii diferite.